Schon vor einigen Wochen erschien das New Workspace Playbook (bei Amazon bestellen) der Dark Horse Innovation. Es handelt sich hierbei um ein Praxisbuch für neues Arbeiten in neuen Räumen, was für uns sehr interessant klang. Nun hatte ich endlich die Gelegenheit, mich diesem Thema etwas ausführlicher zu widmen.

Mit eyeslovetosee verfolgen wir seit längerem nicht mehr nur das primäre Ziel, unsere Inhalte auf Sozialen Netzwerken zu veröffentlichen. Wir wollen unsere gesammelte Erfahrung weitergeben und auch anderen Unternehmen und lokalen Geschäften durch zeitgemäße Videos, Fotos und Social Media-Präsenz eine möglichst große Aufmerksamkeit verschaffen. Da dies nur in einem professionellen Umfeld produktiv vonstatten gehen kann, beschäftigen wir uns schon länger mit dem Gedanken, ein Büro anzumieten. Da kam das New Workspace Playbook natürlich genau richtig!

Wer steckt hinter dem New Workspace Playbook?

Autor des Buchs ist die Dark Horse Innovation, eine Berliner Innovationsagentur. Kernkompetenz der Firma ist die Konzeption von Arbeitsumgebungen. Ihrer Meinung nach verhält es sich mit Büros genau wie mit Software oder Apps: Ob sie funktionieren oder nicht entscheidet der Nutzer. Also muss das Büro dem Arbeitsalltag der Nutzer — also der Mitarbeiter — gerecht werden oder ihn sogar noch optimieren. Maßnahmen, um das zu erreichen, sind natürlich schwer von außen zu treffen. Deshalb sollte, so die Autoren, den Mitarbeitern ein großes Mitspracherecht eingeräumt werden. Das Buch soll hierzu Methoden aufzeigen, wie sich ein schlüssiges und robustes Konzept entwickeln lässt, um zielführende Argumente gegenüber anderen Mitarbeitern, Geschäftsführern, Managern oder sonstigen Entscheidern parat zu haben.

New Workspace Playbook
New Workspace Playbook

So wird die Arbeitsumgebung zur Lebensumgebung!

Das Potential und die Notwendigkeit von Optimierungen im Arbeitsumfeld wird von den Autoren sehr schlüssig argumentiert. Im Zentrum der Argumentationskette steht die Digitalisierung: Einfache „Schema F“ Aufgaben werden zunehmend automatisiert und nicht mehr von Menschen erledigt. Dies führt früher oder später zu einem „War of Talents“ — also der Kampf um die besten Mitarbeiter. Bisher war es so, dass Unternehmen vor allem durch den Standort, das Gehalt, das Team oder die Marke versuchten zu überzeugen. Heute spielen aber auch viele „softe“ Faktoren eine wichtige Rolle. Mitarbeiter möchten sich mit interessanten und sinnvollen Aufgaben beschäftigen, flexible Arbeitszeiten haben, flache und durchlässige Hierarchien vorfinden und sich in der Arbeitsumgebung einfach wohlfühlen . So wandelt sich das Prinzip „Work-Life-Balance“ immer mehr zum „Work-Life-Blending“. Das bedeutet, Mitarbeiter sind gerne bereit mehr oder motivierter zu arbeiten, wenn sie ihr Leben mit ins Büro bringen können, beziehungsweise sich das Arbeiten dem Lifestyle ähnelt. Dazu beitragen kann auch ein besonders stylisches Umfeld. Die Autoren sprechen von einem „Instagram-Ready“ Design. Das bedeutet, die Mitarbeiter oder Bewerber sollten das Büro so cool finden, dass sie es fotografieren und anderen zeigen und somit kostenlose Werbung für das Unternehmen machen.

Das haben im Silicon Valley bereits viele große Unternehmen verinnerlicht. Sie bieten zum Beispiel Sportaktivitäten, Kinderbetreuung, Friseure oder Wohnungen direkt auf dem Firmencampus an. Aber auch in Deutschland nimmt dieser Trend stark an Fahrt auf. Zalando, Lufthansa, PwC, SAP oder Co-Working Spaces wie das Factory in Berlin sind Beispiele, die im New Workspace Playbook ausgiebig diskutiert und vorgestellt werden. Wie sich bestimmte Prinzipien und Grundregeln in allen Büros wiederfinden, ist dabei sehr interessant und inspirierend. Die Kernaussage ist: Die Arbeitsumgebung sollte so agil wie die modernen Entwicklungsmethoden sein. Kurze Iterationen ermöglichen das schnelle Reagieren auf Probleme und die Anpassung der Arbeitsmethode. Innovation und Entdeckungen vom Zufall! Dies solle durch die Bürofläche gefördert werden. Also sollten Orte geschaffen werden, die spontanes Feedback, Austausch mit unterschiedlichen Abteilungen und den ständigen Dialog innerhalb des Teams fördern.

New Workspace Playbook
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Das Kaffee-Monopol bringt Menschen zusammen

Besonders in Erinnerung geblieben sind mir einige Konzepte, die erst bei genauerer Betrachtung auffallen. Zum Beispiel sollte die Größe einer Lounge nicht willkürlich gewählt werden. Hierzu wurde die sogenannte Dunbar-Zahl herangezogen. Sie beschreibt die Menge an Leuten, die sich zufällig in einer Bar treffen können, ohne dass es peinlich wird. In der Praxis bedeutet das, der Raum sollte ca. für 100-250 Personen ausgelegt sein. Große Flächen, wie zum Beispiel eine Kantine, würden sich wiederum negativ auf die spontane Kommunikation auswirken. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass auch in den gemütlichen Bereichen gute Arbeitsbedingungen herrschen. Das verhindert zum einen, dass den Mitarbeitern vorgeworfen wird, sie würden nie arbeiten, zum anderen können diese Orte gut zum schnellen Präsentieren von Konzepten in lockerer Umgebung genutzt werden. Interessant ist außerdem das Konzept des „Kaffee-Monopols“: Natürlich sollten ausreichend Kaffeemaschinen zur Verfügung stehen, allerdings fördert das kurze Warten, bis der Kollege seinen Kaffee hat, die Stärkung des sozialen Gefüges.

Wie wird unser Büro zum perfekten Workspace?

Diese Frage bestimmt natürlich den Großteil des New Workspace Playbooks. In einem sechsstufigen Plan werden Werkzeuge vorgestellt, die ein Team aus Mitarbeitern dazu verhelfen, das Konzept für ihr Büro maßgeblich mitzugestalten. Natürlich gibt es einige Abhängigkeiten durch die Architektur, den finanziellen Rahmen, die Größe der Firma und einiges mehr. Auch hierzu liefert das Buch hilfreiche Anstöße, welche Parteien frühzeitig involviert werden sollten und mit welchen Argumenten sie zu überzeugen sind. Für die eigentlichen Konzeptionsphasen werden Templates vorgeschlagen, die das Brainstorming und die Strukturierung unterstützen. Die Methodik kann dabei von kleinen bis großen Firmen skaliert werden. Je nach akzeptierten Aufwandsgrad werden Baukastenmodule vorgeschlagen oder Anstöße zu individuellen Lösungen gegeben. Dabei werden spezifische To-Do’s und vorbereitende Maßnahmen erklärt.

New Workspace Playbook
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Mein Fazit

Mich hat das New Workspace Playbook wirklich inspiriert! Natürlich sind die meisten Beispiele eher auf größere Unternehmen ausgelegt, aber das ist auch wichtig, um ein Gefühl zu bekommen, was die Auswirkungen von den vorgeschlagenen Veränderungen sind. Auch das Potential von diesen Konzepten entfaltet sich natürlich erst bei einer größeren Masse von Mitarbeitern wirklich spürbar. Dennoch kann man auch für unser Beispiel von einem kleinen Startup mit unter 10 Mitarbeitern viele hilfreiche Anregungen mitnehmen. Denn sobald sich die Aufgabenbereiche und Workflows unterscheiden, können spezielle Lösungen sinnvoll sein. Manche Aufgaben benötigen mehr Ruhe, andere leben vom ständigen Austausch. Außerdem glaube ich, dass kleine Unternehmen, die kein großes Budget für Architekten oder Umbauarbeiten haben, mit diesem Leitfaden sehr viel mehr Potential aus ihren Räumen ziehen können. Schon kleine Veränderungen, wie Pflanzen oder gezieltes Lichtdesign, können bereits Großes bewirken.

>> „New Workspace Playbook“ –  Murmann Publishers (34 € bei Amazon)

Max Graf

Ich arbeite als Visual Designer und genieße es meine Freizeit zum Schreiben von Artikeln und Produzieren von Videos besonderer Erlebnissen zu nutzen. Meine Interessen liegen vor allem in neuer Technologie, Design und Start-Ups. Außerdem liebe ich es zu reisen!

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